ספירת מלאי ליום 31 בדצמבר, 2024

מכוח סעיף 26 להוראות ניהול ספרים, נדרשים עסקים שיש ברשותם מלאי, לערוך ספירה של המלאי הקיים בעסקם בכל תום שנת מס.

מועד ספירת המלאי
את המלאי יש לספור ביום 31 בדצמבר, אך במידה ולא ניתן לספור את המלאי ביום זה, ניתן לקיים את הספירה בתאריך הסמוך ככל האפשר לתום השנה ולערוך התאמה בין כמויות המלאי בעת הספירה בפועל למלאי שהיה קיים ביום 31 בדצמבר.

ההתאמה תיעשה על ידי רישום של כל הפריטים שנכנסו ויצאו מהעסק ממועד הספירה בפועל ליום 31 בדצמבר במטרה להגיע לרשימת המלאי המדויקת לתום שנת המס.

את ספירת המלאי יש לערוך תוך 10 ימים ממועד תום השנה.

בשל המלחמה הוציאה רשות המסים הקלה לפיה ניתן יהיה לבצע את הספירה עד ליום 31.3.2025 תוך ביצוע ההתאמות הדרושות כדי להגיע לערך המלאי ליום 31 בדצמבר.

עריכת הספירה
ספירת המלאי תכלול את כל הפריטים שבבעלות העסק או בהחזקתו. פריטים השייכים לאחרים ונמצאים ברשות העסק יירשמו בנפרד (למשל פריטים בקונסיגנציה). כמו כן, נדרש לספור או לקבל אישור מהמחזיק של פריטים השייכים לעסק, ואינם מאוחסנים בו, על רשימת הפריטים שבבעלות העסק ונמצאים, בתאריך הספירה, אצל אחרים (כגון: סחורה שנשלחה לעיבוד וטובין במחסני ערובה).
הרשימות של ספירות המלאי יערכו לפי הקבוצות הבאות: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכד'.

עוד נקבע בהוראות ניהול ספרים כי:

1. גיליונות הספירה יהיו ממוספרים מראש במספר עוקב. בראש כל גיליון יצוין תאריך המפקד ומקום אחסון הטובין. רצוי לערוך את הרשימה בשני עותקים לפחות.

2. הרשימות יכללו לפחות את הפרטים שיזהו את תיאור הטובין באופן המאפשר זיהוי, מצב הטובין תוך ציון מצב תקינותם (מיושנים, מקולקלים, במחזור איטי, פסולת וכד') ואת כמות הטובין (מספר היחידות).

3. הרשימות ירשמו בדיו ולא בעיפרון.

4. עורכי הספירה יחתמו בסוף כל גיליון ויציינו את שמם המלא.

רצוי לתאם את מועד הספירה עם רואי החשבון של העסק, בכדי שישלחו את נציגם שיהיה נוכח בעת ספירת המלאי כולה או חלקה ובכך יאשרו את קיומה של ספירת המלאי כדין. ככלל, מוטלת חובה על רואי החשבון להיות נוכחים במהלך ספירת המלאי לצורך בדיקת קיום ספירת המלאי כיאות ולפחות באופן מדגמי. נוכחותו של נציג רואי החשבון וחתימתו על פרוטוקול ספירת המלאי יהוו ראיה, לכאורה, לקיומה הנאות של חובת ספירת המלאי לתום השנה.
יש להפריד מלאי איטי ומלאי מת ולעדכן את משרדנו בסמוך למועד הספירה.

חישוב שווי המלאי
עריכת ספירת המלאי נעשית באופן כמותי לפי יחידות הפריטים שבעסק. את שווי המלאי ניתן לחשב במועד מאוחר יותר. ערכו של הטובין הינו הנמוך מבין מחיר הרכישה ללא מע״מ לבין השווי בתום שנת המס.
העלות תחושב לפי שיטת FIFO (נכנס ראשון יוצא ראשון) או לפי זיהוי ספציפי של מחיר קניית יחידת הסחורה. במקרה של פריטים שערכם ירד או שמחיר מכירתם המשוער נמוך מהעלות, יחושב השווי לפי מחיר המכירה בניכוי הוצאות מכירה והדבר יודגש ברשימה תוך ציון בסיס החישוב. השווי ייקבע לכל סוג פריט בנפרד ואף יתכן כי רק חלק מהפריטים ירד ערכם בשוק בשל פגימות וכדומה.
יודגש כי אין לכלול בחישוב את הפריטים שאינם שייכים לעסק (כגון שנמכרו לפני תאריך המאזן), אך יש לצרף לחישוב את שווי המלאי בבעלות העסק והנמצאים ברשותם של אחרים.
חישוב שווי המלאי יעשה בדרך כלל על גבי גיליונות הספירה. אם החישוב נעשה שלא על גבי גיליונות המפקד המקוריים, יש לרשום סימון שיאפשר מעקב הדדי בין רשימות המפקד לבין רשימות ספירות המלאי הסופיות.

שמירת הרשימות
רשימות הספירה המקוריות מהוות חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות ויש לשמור אותן במשך שבע שנים מתום שנת המס או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה, הכול לפי המאוחר יותר.
לעיתים, נוהגים פקידי השומה לדרוש את רשימות ספירת המלאי זמן קצר לאחר תאריך המאזן. במקרים אלה, חובה להמציא לפקיד השומה, מיד עם קבלת הדרישה, העתק אחד מרשימות הספירה המקוריות מבלי להמתין לחישוב השווי.